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Descripcion del puesto
Vanguard, acteur majeur du secteur financier et technologique, poursuit son expansion internationale en ouvrant un nouveau hub à Dublin. Nous recherchons un(e) Office Manager dynamique et organisé(e) pour piloter le lancement et le bon fonctionnement quotidien de notre bureau irlandais. Vous serez le garant d’un environnement de travail stimulant, sécurisé et conforme aux exigences locales, tout en soutenant les équipes européennes dans leurs projets administratifs et opérationnels.
**Vos missions principales**
- **Gestion opérationnelle du bureau** : supervision des services généraux (accueil, nettoyage, sécurité), suivi des contrats de maintenance et coordination avec les prestataires externes (fournisseurs de mobilier, services de restauration, IT, etc.).
- **Planification et optimisation des espaces** : participation à la conception et à l’aménagement des postes de travail, espaces de collaboration et zones de détente, en veillant à la conformité ergonomique (DSE) et aux normes de santé et sécurité.
- **Gestion budgétaire** : suivi du budget du bureau, réconciliation des factures, contrôle des dépenses liées aux achats de matériel, aux services de tiers et aux événements internes.
- **Support aux politiques de voyage et de dépenses** : coaching des collaborateurs sur les procédures de réservation, de remboursement et de conformité aux politiques internes.
- **Onboarding & Offboarding** : accompagnement des nouveaux arrivants (préparation des postes, accès aux outils, formation aux procédures) et gestion des départs (récupération du matériel, clôture des comptes, entretiens de sortie).
- **Initiatives RH et engagement** : participation aux projets de bien‑être, d’inclusion et de culture d’entreprise, organisation d’ateliers, de formations (secourisme, marshal incendie) et d’événements sociaux (team‑building, after‑work).
- **Soutien aux recrutements administratifs** : coordination logistique des entretiens, gestion des espaces de réunion et suivi des candidatures avec les équipes de talent acquisition.
- **Projets spéciaux** : contribution à l’ouverture de futurs sites, à la mise en place de programmes culturels et à toute initiative stratégique visant à renforcer la présence de Vanguard en Europe.
**Profil recherché**
- Minimum 3 ans d’expérience en gestion de bureau, facilities management ou administration dans un environnement multinational.
- Excellentes compétences organisationnelles, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler sous pression.
- Maîtrise des outils bureautiques (MS Office, Google Workspace) et des systèmes de gestion des espaces (ex. SpaceIQ, OfficeSpace).
- Sens aigu du service client, aisance relationnelle et capacité à fédérer les équipes autour d’objectifs communs.
- Bonne connaissance des réglementations locales en matière de santé, sécurité et conformité (ex. Health & Safety Act en Irlande).
- Anglais courant indispensable ; la maîtrise du français constitue un atout.
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI avec un package salarial compétitif et des avantages sociaux (assurance santé, retraite, congés payés, programme de bien‑être).
- Un environnement de travail moderne, flexible et orienté innovation, au cœur d’une ville dynamique.
- Des opportunités de développement professionnel (formations, mobilité interne, projets transversaux).
- Une culture d’entreprise inclusive, axée sur la collaboration, la transparence et la performance.
Rejoignez Vanguard et participez activement à la construction d’un lieu de travail où chaque collaborateur peut s’épanouir et contribuer à notre succès commun.
